Порядок проставлення апостиля
10 січня 2002 року Верховна Рада України прийняла Закон України “Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” № 2933-III. Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року.
Проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, здійнюється згідно з Правилами, які затверджені спільним наказом Міністерства закордонних справ, Міністерства освіти і науки та Міністерства юстиції від 5 грудня 2003 року № 237/803/151/5 і зареєстровані в Мін’юсті 12 грудня 2003 року за № 1151/8472.
Для проставлення апостиля на документах, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану з метою подальшого їх використання в державах, які приєдналися до Конвенції від 05.10.1961 року, необхідно засвідчити їх у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Харківській області (м. Харків, вул Сумська, 61), після чого звернутися до відділу проставлення апостиля Департаменту у справах цивільного стану громадян Державної реєстраційної служби України для проставлення апостиля.
Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах. Він засвідчує справжність підпису особи під документом та автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплений відповідний документ.
Відповідно до п. 9 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, посадові особи компетентних органів звіряють підпис особи, яка підписала документ, а також проставлену на документах печатку та/або штамп з наявними в них зразками підписів, відбиток печаток та/або штампів.
Проставлення апостиля на офіційних документах та їх видача здійснюється за заявами осіб, якими подаються документи (наказ Міністерства юстиції від 10 вересня 2008 року № 1536/5).
Наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 161/5 встановлено плату за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції, призначених для використання на території інших держав, для громадян України, іноземців та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).
Від плати звільняються інваліди І та ІІ груп, інваліди Другої Світової війни, громадяни, віднесені до І та ІІ категорії потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.
Відсутність відмітки Головного територіального управління юстиції на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану не є перешкодою у проставленні на них апостиля, а лише впливає на термін розгляду документів у Міністерстві юстиції України.
У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:
документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (далі - Конвенція) або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;
текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;
у документі є незастережені виправлення або дописки;
Міністерство юстиції України не має повноважень на проставлення апостиля на цьому документі;
підпис особи, яка підписала документ, відбиток печатки та/або штампа не відповідають наявним у Міністерстві юстиції України зразкам підпису, відбитка печатки та/або штампа на документі.
Спеціаліст відділу державної реєстрації актів цивільного стану
Люботинського міського управління юстиції у Харківській області
Н.С. Гладка