Після отримання від заявника першого листа або формуляру заяви Секретаріат Суду надсилає відповідь з повідомленням про те, що за його (заявника) іменем було відкрито справу, номер якої потрібно зазначати в усіх наступних листах до Суду. Надалі до заявника можуть звернутися за додатковою інформацією, документами чи роз’ясненнями, пов’язаними із заявою. Секретаріат Суду не надає інформації щодо законодавства держави, проти якої спрямовано заяву, а також не надає юридичних консультацій стосовно застосування або тлумачення національного права. Необхідно своєчасно і сумлінно відповідати на листи Секретаріату Суду. Будь-яка затримка з відповіддю може розцінюватися як те, що заявник не зацікавлений у продовженні провадження в Суді, і розгляд заяви, відповідно, припиняється.                                                                                     

Офіційними мовами Суду є англійська та французька, але за бажанням можна звертатися до Секретаріату Суду офіційною мовою однієї з держав, що ратифікували Конвенцію. На початковій стадії провадження Суд може також листуватися з цією мовою. Проте, якщо Суд не визнає заяву неприйнятною на основі надісланих документів, а вирішить запропонувати Уряду висловити свою позицію щодо скарг заявника, Суд вестиме листування англійською чи французькою мовою, а заявник або його представник, за загальним правилом, повинні будуть надсилати подальші зауваження англійською чи французькою мовою.                                      

Суд приймає лише ті заяви, які надіслані поштою (а не по телефону). Якщо надсилається заява електронною поштою або факсом, обов’язково потрібно продублювати її звичайною поштою. Немає необхідності бути особисто присутнім у Суді для усного викладення обставин справи , від цього справи не будуть розглядатися більш оперативно, і не можна буде отримувати будь-які юридичні консультації.                                                                       

Листи і документи, які надсилаються до Суду, не слід прошивати степлером, склеювати чи скріплювати іншим чином. Усі сторінки повинні бути послідовно пронумеровані. Секретаріат може попросити додаткові документи, інформацію або роз'яснення, пов'язані зі скаргою.                                                                                                                                       

Після отримання зразка заявки, слід заповнити його уважно і розбірливо. Заявка повинна містити:

- стислий виклад фактів, щодо яких Ви скаржитися, та суть Ваших скарг;

- права, гарантовані Конвенцією або протоколами до неї, які, на Вашу думку, були порушені;

- національні засоби юридичного захисту, якими Ви скористалися;

- перелік рішень судів (або інших державних органів) у справі, із зазначенням дати кожного рішення та органу, який його виніс, а також коротку інформацію про зміст цього рішення. До листа необхідно додати копії самих рішень (Суд не повертає надіслані йому документи, тому необхідно надсилати виключно копії, а не оригінали).

Якщо людина не бажаєте розкривати свою особу, то вона має про це зазначити в заяві до Суду та викласти причини на виправдання такого відступу від загального правила гласності провадження в Суді. У виняткових і виправданих випадках Голова Палати Суду може надати дозвіл на анонімність. Якщо бажаєте звернутися до Суду через адвоката або іншого представника, то необхідно додати до формуляра заяви довіреність, яка б уповноважувала його діяти від Вашого імені. Представник юридичної особи (підприємства, об’єднання, і т.д.) або групи осіб повинен підтвердити свої юридичні повноваження представляти заявника.

Начальник Люботинського

міського управління юстиції

Ю.Константінов