Питання державної реєстрації смерті регулюються статтею 17 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" , главою 5 розділу III Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 N 52/5 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24.12.2010 N 3307/5).
Державна реєстрація смерті проводиться органом державної реєстрації актів цивільного стану на підставі документа встановленої форми про смерть, виданого закладом охорони здоров'я чи судово-медичною установою; рішення суду про встановлення факту смерті особи в певний час або про оголошення її померлою.
Заява про державну реєстрацію смерті подається не пізніше трьох днів з дня настання смерті або виявлення трупа, а в разі якщо неможливо одержати документ закладу охорони здоров'я або судово-медичної установи, - не пізніше п'яти днів.
Державна реєстрація смерті за заявою, поданою у вищевказані строки, проводиться за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті чи виявлення трупа або за місцем поховання. У разі надходження заяви після закінчення одного року з дня настання смерті та, якщо факт смерті встановлено у судовому порядку або особа оголошена судом померлою, державна реєстрація смерті проводиться за місцем проживання заявника.
У разі настання смерті в дорозі (у поїзді, на судні, в літаку тощо) державна реєстрація смерті може бути проведена в найближчому органі державної реєстрації актів цивільного стану.
Державна реєстрація смерті осіб, що померли в слідчих ізоляторах або установах виконання покарань, у яких ці особи трималися або відбували покарання, проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану за останнім місцем проживання до взяття під варту або засудження осіб чи за місцезнаходженням установи.
З заявою про реєстрацію смерті можуть звернутись родичі померлого, представники органу опіки та піклування, працівники житлово-експлуатаційних організацій, адміністрації закладу охорони здоров'я, де настала смерть, та інші особи.
Державна реєстрація смерті особи, оголошеної судом померлою, проводиться за рішенням суду, надісланим судом відділу державної реєстрації актів цивільного стану, після набрання ним законної сили або за заявою осіб, о були позивачами при розгляді судом справи, а також спадкоємців померлого при поданні рішення суду. Державна реєстрація факту смерті, встановленого у судовому порядку, проводиться за заявою осіб, що були позивачами при розгляді судом справи, а також спадкоємців померлого при поданні рішення суду.
Заявник повинен пред'явити паспорт або паспортний документ, проте відсутність зазначеного документа не є підставою для відмови в державній реєстрації смерті.
Орган державної реєстрації актів цивільного стану, який реєструє смерть, вилучає паспорт або паспортний документ померлого, а також його військово-облікові та пільгові документи і проставляє в них відповідний штамп про смерть власника. Не передача зазначених документів не є перешкодою для державної реєстрації смерті.
Державна реєстрація смерті іноземців та осіб без громадянства проводиться на загальних підставах з дотриманням вимог законодавства України.
Про державну реєстрацію смерті іноземця відділ державної реєстрації актів цивільного стану повідомляє центральний орган виконавчої влади із забезпечення реалізації державної політики у сфері зовнішніх зносин України.
Також органи державної реєстрації актів цивільного стану повідомляють компетентні органи іноземних держав, з якими Україною укладено договори про правову допомогу і правові відносини у цивільних і сімейних справах, про державну реєстрацію смерті громадян таких держав, якщо правилами договорів передбачено надання зазначених відомостей.
На підтвердження проведеної державної реєстрації смерті орган державної реєстрації актів цивільного стану видає відповідне свідоцтво та витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання. У разі державної реєстрації смерті виконавчим органом сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради видається довідка для отримання допомоги на поховання.
Керівник відділу Н.І. Пушкарська